Tipologia
- Sottoserie
Numerazione
Consistenza rilevata
-
Consistenza (testo libero)
- Unità archivistiche 8
Storia istituzionale/Biografia
- Gli statuti borromeiani del 1565 ca. ed i successivi riformati del 1581 disposero che la custodia di tutte le scritture fosse affidata al segretario, il quale doveva compilarne un inventario, «ponendole tutte per ordine di anni, mesi, & giorni, conservandole in uno, ò piu armarij ...». [Nota: D. Tamilia, Il Sacro Monte di Pietà ... cit., pp. 127-128; F. Arcelli, Gli statuti del 1581 ... cit., p. 99. ] I più antichi inventari [Nota: In questa sottoserie, nn. 1-2.] riflettono questo tipo di ordinamento cronologico, per cui all'interno di ogni anno vengono elencate, senza una precisa ripartizione e senza l'indicazione della segnatura, tutte le scritture destinate ad essere conservate nel tempo e concernenti l'attività dei prestiti e dei depositi - libri, rincontri, registri, filze, quinterni, bolle. Gli statuti successivi del 1617, nel capitolo riservato alla «Custodia de' Libri, & Scritture …», stabiliscono che l'incarico di archivista non fosse più affidato al segretario, «il quale si giudica espediente, che sia più tosto un Rincontro dell'Archivista, che l'istesso Archivista», bensì ad uno degli ufficiali, scelto dai provisori e dalla congregazione, la cui funzione doveva essere quella di conservare i libri «ordinatamente, secondo la qualità delle materie, & le scritture più importanti ne gli Armarij», compilandone poi gli inventari, con l'indicazione della collocazione fisica. [Nota: Statuti del 1617, cap. XVIII.] Sempre nei medesimi statuti, inoltre, per la prima volta si fa riferimento all'istituzione di un'amministrazione per il Banco dei depositi, distinta e separata dal Monte dei prestiti, sia per quanto riguarda gli uffici, che le scritture; la necessità di conservare la documentazione prodotta da questa nuova amministrazione, determina la creazione di un archivio separato, di cui sono testimonianza alcuni istrumenti di accettazione dell'incarico di archivista dei depositi. [Nota: Istrumenti, n. 17, c. 28r (24 aprile 1673); n. 22, c. 51r (2 settembre 1682); n. 23, c. 174v (1 settembre 1694); n. 27, c. 131r (11 settembre 1729) e c. 173v (11 febbraio 1731).] Nei nuovi inventari [Nota: In questa sottoserie, nn. 3-4.] , redatti sulla base di queste disposizioni, i libri risultano ordinati e numerati per serie strutturate sulla base della tipologia del documento, che corrisponde in molti casi anche alla magistratura deliberante o all'ufficio che produceva le carte (Libri dei decreti delle congregazioni, Istromenti, Manuali d'atti, Entrate e uscite, Sicurtà dei bollettini, ecc..); sono inoltre presenti aggregazioni di documenti in serie con carattere di eterogeneità (Diverse qualità di libri). Negli inventari i documenti ordinati per serie, vengono elencati sulla base della loro posizione: ordine, armadio, scanzia, credenzone. Nel 1738 un nuovo ed importante assetto dell'archivio del Monte viene affidato a Francesco Maria Magni e ad esso risalirebbe la segnatura in tomi. Nel documento d'incarico il Magni s'impegna a «comporre l'Archivio ... con fare prima un esatto spoglio delle materie di tutte le scritture, che in esso ritrovansi, e susseguentemente fare il Rubricellone [Nota: Ibid., n. 5.] per serie cronologica e titoli separati di tutte le dette materie ...» ; promette inoltre di compilare degli indici di tutti i tomi e di ridurre in tomi tutte le scritture «volanti, e sciolte», mentre le spese necessarie alle legature o all'esecuzione di frontespizi, miniature e intitolazioni sul dorso dei tomi sarebbero state di competenza del Monte. [Nota: Giustificazioni, n. 28, giustificazione n. 26. Il documento, a causa del cattivo stato di conservazione, è in fase di restauro. ] Il criterio di ordinamento e di registrazione introdotto dal Magni viene confermato nel 1766 con un decreto del cardinale Castelli [Nota: Decreti e relazioni di visite apostoliche, n. 1, p. 95.] , visitatore apostolico incaricato di riorganizzare l'attività del Monte e promotore dei nuovi statuti del 1767. In quest'ultimi si dispone ufficialmente l'elezione di un ministro archivista del Banco dei depositi per «custodire tutti i Libri, Filze, e Scritture, che già esistono nel medesimo [archivio], e tutte le altre, che secondo lo stile di mano in mano vi si anderanno portando ...» [Nota: Statuti rinnovati del 1767, cap. LXVIII.]; sempre nei medesimi statuti, si precisa tuttavia che tra le incombenze del deputato archivista del Monte dei prestiti vi fosse anche quella di custodire «lo spoglio de'Libri del Banco» [Nota: Ibid., cap. XVI.] e questo spiegherebbe la presenza, ancora oggi, di importanti registri di riscontro della contabilità dei depositi nell'archivio del Monte dei prestiti, ordinati anch'essi in tomi. Un nuovo richiamo al capitolo XVI degli statuti del 1767 ed al principio in esso affermato dell'importante ruolo svolto dall'archivio segreto ai fini della conservazione e del deposito delle carte, è contenuto in un regolamento del 1822; a causa infatti di varie irregolarità occorse nella gestione dell'archivio e di dispersioni dovute alla mancata consegna della documentazione da parte dei responsabili dei vari uffici, vengono elaborate una serie di disposizioni per il corretto funzionamento dell'archivio, rivolte al ministro responsabile, il quale «dovrà custodire, riporre le carte a lui consegnate nell'Archivio sud. secondo l'ordine dei tempi, come del pari dovrà essere a di lui incarico di dividere le materie in tomi distinti forniti di Indice rispettivo, dovendone notare l'estratto in succinto per trascriverlo nel Rubricellone generale dell'Archivio, a tenore di quanto venia anche per l'innanzi praticato». [Nota: Serie Registri del Tesoriere Generale, n. 3 , p. 282. ] La segnatura in tomi si riscontra fino al 1830 ca., mentre il Rubricellone del Magni continuò ad essere aggiornato fino al 1874 ca.